Membuat Faktur Penjualan Menggunakan VLOOKUP di Excel 2007 ke atas

Pada artikel ini, kita akan belajar membuat faktur penjualan menggunakan fungsi VLOOKUP di microsoft excel 2007 ke atas. Kita semua tahu VLOOKUP adalah salah satu fungsi Excel yang paling berguna, dan ini juga salah satu yang paling sulit untuk dimengerti. Pada artikel ini saya beramsusi bahwa anda sudah sudah memiliki pemahaman beberapa fungsi Excel, dan bisa menggunakan fungsi dasar seperti SUM, AVERAGE, dan TODAY.

Dalam penggunaannya yang paling umum, VLOOKUP adalah sebuah fungsi database, yang berarti bekerja dengan tabel database atau lebih tepatnya, daftar hal-hal dalam lembar kerja Excel. Hal-hal yang saya maksud disini bisa berupa mungkin lembar kerja yang berisi daftar karyawan, atau produk, atau pelanggan, atau CD dalam koleksi CD Anda, atau bintang di langit. Tidak masalah yang penting ada database yang nantinya kita panggil menggunakan fungsi VLOOKUP.

Berikut adalah contoh daftar atau database. Dalam hal ini saya membuat database daftar produk yang dijual oleh sebuah perusahaan fiktif saya: (siapa tau jadi kenyataan..hehehe)

Biasanya daftar / database seperti ini memiliki semacam pengenal unik atau ID untuk setiap item dalam daftar. Dalam contoh ini, pengenal unik ada di kolom "Kode barang". Catatan: Agar fungsi VLOOKUP bekerja dengan database / daftar, daftar itu harus memiliki kolom yang berisi pengenal unik (atau "key", atau "ID"), dan kolom itu harus menjadi kolom pertama dalam tabel. Contoh Database yang saya buat sepertinya sudah memenuhi kreteria yang kita inginkan.

Kali ini saya menggunakan rumus VLOOKUP agak sedikit berbeda, biasanya rumus VLOOKUP berada dalam satu sheet, tapi dalam contoh ini saya pisah, sheet 1 untuk form fakturnya dan sheet 2 untuk database-nya, penampakannya akan seperti ini:

Untuk menguji rumus VLOOKUP yang akan kita tulis, pertama-tama kita memasukkan kode barang ke dalam sel A11 dari sheet faktur yang kita buat:

Selanjutnya, kita pindahkan sel aktif ke sel dimana kita menginginkan informasi yang diambil dari database oleh VLOOKUP untuk disimpan. Menariknya, sampai dilangkah ini kebanyakan kita salah. Untuk menjelaskan lebih lanjut: Saya akan membuat formula VLOOKUP yang akan mengambil deskripsi yang sesuai dengan kode item di sel A11.Dimanakah kolom diskripsi? tentu saja Di sel B11. Jadi di situlah kita menulis rumus VLOOKUPnya, Pilih sel B11 sekarang.

Baiklah, sekarang kita mulai membuat rumusnya, buka menu "formulas"-->>"insert function-->>dikolom search ketik "lookup"-->>akan muncul daftar pilihan dan pilih "vlookup"-->>ok, seperti gambar di bawah ini.

Bagian tersulit dari penggunaan VLOOKUP adalah memahami dengan tepat apa tujuannya. Jadi lihat gambar berikut ini: Nilai "A11" dimasukkan ke dalam argumen pertama.

Sekarang kita perlu memasukkan nilai untuk argumen Table_array. Dengan kata lain, kita perlu memberi tahu VLOOKUP dimana untuk mencari database / daftar. Klik pada ikon pemilih di sebelah argumen kedua, lalu pindah ke sheet database dan blok atau sorot dari sel A2 sampai D7 seperti gambar diatas.

Sekarang kita perlu memasukkan argumen ketiga, Col_index_num. Saya menggunakan argumen ini untuk menentukan VLOOKUP yang merupakan bagian dari informasi dari database, terkait dengan kode barang di sel A11, dalam contoh khusus ini, Anda akan melihat kolom "Deskripsi" adalah kolom kedua dalam database. Ini berarti kita harus memasukkan nilai "2" ke dalam kotak Col_index_num:

Penting untuk dicatat bahwa saya memasukkan "2" di sini karena kolom "Deskripsi" ada di kolom B pada lembar kerja itu. Kolom "Deskripsi" adalah kolom kedua dalam rangkaian sel yang kita pilih saat menentukan "Table_array".

Terakhir kita perlu memasukkan nilai ke dalam argumen VLOOKUP terakhir, Range_lookup. Di argumen ini kita isi nilai true atau false, atau dibiarkan kosong. Bila menggunakan VLOOKUP dengan database sebaiknya kita isi "false" kenapa? karena Jika kolom pertama dari database (kolom yang berisi pengenal unik) diurutkan menurut abjad / numerik dalam urutan naik, maka masukkan nilai true ke dalam argumen ini, atau biarkan kosong. Jika kolom pertama dari database tidak diurutkan, atau diurutkan dalam urutan, maka Anda harus memasukkan nilai false ke dalam argumen ini.

Artikel pilihan untuk anda:

Cara Membuat Daftar Dropdown di Excel Cara memberi password file excel 2007

Itu dia! Kita telah memasukkan semua informasi yang diperlukan VLOOKUP untuk mengambil nilai yang kita butuhkan. Klik tombol OK dan perhatikan bahwa deskripsi yang sesuai dengan kode item "W4" telah dimasukkan dengan benar ke dalam sel B11:

Jika kita memasukkan kode item yang berbeda ke dalam sel A11, kita akan mulai melihat kekuatan fungsi VLOOKUP: Sel deskripsi berubah sesuai dengan kode item yang baru:

Sekarang ke kolom harga (D11), dikolom ini rumusnya sama dengan yang pertama, satu satunya yang membedakan diantara kedua rumus adalah argumen ketiga (Col_index_num), kita harus mengubahnya  dari "2" ke "3" (karena kita ingin data diambil dari kolom ke-3 dalam database).

untuk kolom total (E11) tinggal mengalikannya saja, pake rumus ini:  = D11 * E11

Selanjutnya anda tinggal copy paste aja rumus yang tadi dibuat. VLOOKUP dapat digunakan di formula lain selain database. Mungkin akan saya bahas di artikel semutsujud selanjutnya...selamat mencoba.
Jika anda ingin mempelajarinya lebih lanjut tentang VLOOKUP ini atau masih bingung, silahkan download filenya : download invoice1 vlookup